受け入れ先の外国企業に確認メール(ミーティング確定)を送るときの注意点:インターンシップブログ


SSHP第5期、着々と準備が進んでいます。オンラインで每日課される宿題のフェーズを終えて、今週から受入企業とのコンタクトが始まりました。

僕がメールで双方を紹介して、その後のやりとりは、企業側と研修生にまかせています。

スタートアップ(外国企業)に送る初メールの内容は、お互いの初顔合わせ(オンライン)のためのSkypeミーティングの設定です。

これは第2期からずっと続けているのですが、気をつけるべきポイントをあまり説明しないままに進めてもらうので、ほころびが出ます。

でも、それも研修のうちです。過保護に先回りしすぎると、失敗から教訓を得る機会を逃してしまうので。

とはいえ、傾向も分かってきたので、例を踏まえてポイントをまとめることにしました。

たかが85語の短文に、最低限これだけの要素が詰まっています。

件名はわかりやすく

件名は、受取人の開封を促すように工夫しましょう。

インターン生には、僕が最初に送った紹介メールに全員返信してもらっているので、彼等が件名を考える必要はありませんでした。しかし件名はある意味一番重要です。最近スタートアップのコミュニケーションはメールからチャットに移っています。シンガポールでもTelegramやSlackが連絡ツールとして使われています。メールは一日一回確認するかどうか、という人もいるので、見かけたら必ず開くようにしましょう。

間違ってもHello〜などを件名にしないでください。迷惑メールフォルダに直行する可能性が高いです。

ちなみに僕が送った件名は”Introducing Japanese interns”です。シンガポール企業のCEOが受け取るメールとしては新鮮で、かつ内容を想起させやすいタイトルにしたつもりです。

ちなみに、僕が送ったメールはこんな感じ。

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本文内容について、あれこれ

ここからは研修生の実際のメールを参考にします。

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  • 敬称から書き始めます。Dear Mr.〜という言い方、フォーマルでOKです。ただし、Dear Mr.には「姓」が続きます。Joshuaはファーストネームなので違和感があります。田中角栄さんのことを田中氏とは言っても、角栄氏とはいいません。

  • チームで送っているので、「私は」ではなく「私達は」です。バラバラに来ちゃうと、会社側もこまってしまいます。
  • We are(個人だったらI am)のほうが自然です。
  • 単数ならaではなくてanです。

  • 自分の都合を述べつつ相手の都合を確認しているのが好印象です。
  • Skypeについては僕が既に言及しているので、As Yas mentioned, we would like to have a Skype call to introduce one another.とすればスッキリします。
  • interviewは面接という意味です。SSHPでは既に受入れが決定しているので、meetingが適切です。

  • シンガポールと日本は時差があります。こちらの13時は向こう12時です。”13:00 Singapore time”のように明記すること。時間帯は向こうに合わせること。
  • 時間、曜日、日付の順にすること。”at 13:00 on Friday 13th” 日付もちゃんと書きましょう。

  • 履歴書の添付ファイルはPDFで送りましょう。理由はだれでも開けることと、最終版であること(≒他人が編集できないこと)を示すからです。
  • ファイル名をわかりやすく付けましょう。”20170116_resume_YasunobuTakata.pdf”のように。いつ、何を、誰が送ったのか分かるようなファイル名にすると親切です。

  • いいですね。ビジネスではSincerely,よりも、Best regards,を使います。

この他にも、気をつけること。

  • スラングを避ける:割と英語に自信を持ってる人に見られがちな傾向なのですが、いわゆる”fワード”はもちろん、”I ain’t~”や、”I wanna be~”は駄目。untilをtillと表現するのも間違いではありませんが、口語的な表現です。メールは文語体で書きましょう。
  • 熱意を込める:淡々と書くのもいいのですが、相手も人間です。経験の乏しさを熱意でカバーする意気を感じたいはず。I’m extremely hungry for experiences and really excited to come to Singapore and work with you all!!くらい書いちゃって大丈夫です。

短いアポ取りのメールでも、「最低限」これだけ気を配るポイントがあります。たかがメールですが、奥が深い。研修生の皆さん、大いに学んでください。

チャットで連絡する場合(2018年7月加筆)

時代は移りまして、必ずしも初期コンタクトがメールでされなくなり、Whatsapp, LINE, Messenger, Slackなどのチャットアプリで対応するようになりました。

ただ、内容はそれほど変わりません。

Hi, [相手の名前]
we are [チームメイトの名前] and [自分の名前], interns from Japan.

We are very excited to have an opportunity to work with you and the team.  As Yas mentioned, we would like to have a conference call as soon as possible so that we can introduce one another.  We are available on following time slots (ALL in Singapore time.)

09:oo – 12:00  on Monday 12
15:00 –              on Tuesday 13

12:00 – 13:00  on Wednesday 14

16:00 –             on Wednesday

Could you kindly select any of the time slots above, or let us know your availability so that we can figure out the timing?

I’m looking forward to talking to you online, and soon face to face!!

こんなところでしょうか。

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